Privacystatement Intrados

Je privacy is van groot belang voor Intrados. Graag informeren wij je dan ook via dit Privacy Statement over de manier waarop wij omgaan met het verzamelen van informatie.
Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing.
Door gebruik te maken van onze website ga je akkoord met de voorwaarden die staan omschreven in deze privacyverklaring:

We verwerken de minimaal benodigde persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze dienstverlening. Aanvullende gegevens kunnen soms wenselijk zijn om de dienstverlening beter te kunnen afstemmen op jouw specifieke wensen. Om zo transparant en duidelijk mogelijk te werken, benoemen wij in ons privacybeleid per doelgroep wat van toepassing is.

Intrados verzamelt de volgende gegevens:
Kandidaten & interim professionals:

  • Publieke profielinformatie van social media en openbare bronnen. Denk bijvoorbeeld aan LinkedIn en andere publieke databronnen.
  • NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer en andere contactgegevens.
  • Geboortedatum: alleen als die in jouw cv is opgenomen.
  • Curriculum vitae (cv), informatie over jouw werkervaring en informatie over opleidingen, trainingen, stages, voor zover door jou zelf verschaft.
  • Gegevens over kortetermijnbeschikbaarheid en verlof voor zover dit relevant is.
  • Andere gegevens die van belang (kunnen) zijn ten behoeve van de beoordeling van jouw geschiktheid als kandidaat voor een vacature. Denk bijvoorbeeld aan salaris (indicaties), tariefinformatie, informatie uit interviews, eventuele referenties en getuigschriften. Alle informatie die wij van je verzamelen wordt altijd op vrijwillige basis verstrekt.
  • Intrados legt geen bijzondere persoonsgegevens vast tenzij dit (alsnog) wettelijk wordt verplicht. Met ‘bijzondere persoonsgegevens’ worden gegevens bedoeld over ras, godsdienst of levensovertuiging, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele geaardheid, lidmaatschap vakvereniging, strafrechtelijke persoonsgegevens en/of persoonsgegevens over onrechtmatig gedrag.

Aanvullend: op het moment dat een (interim) professional in loondienst of in opdracht voor of met Intrados gaat werken, kunnen de volgende gegevens van toepassing zijn:

  • Gegevens gerelateerd aan de administratie en/of personeelsadministratie; vaststelling, verklaring identiteit, diploma’s, indien nodig BSN.
  • Eventueel btw-nummer, adres en vestigingsplaats, vaststelling identiteit, indien nodig werkvergunning, timesheets en details inkomende en uitgaande facturen.
  • Daarnaast verwerken wij soms voor onze opdrachtgevers gegevens in het kader van een pre‑employment screening (PES). Specifiek voor deze screening kunnen gegevens worden gevraagd zoals een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) en opleidingsverklaringen. Verstrekking van deze gegevens is altijd op vrijwillige basis.

Zakelijke relaties:

  • Naam, zakelijk adres, e-mailadres, telefoonnummer, functie en informatie uit interviews.
  • Contactmomenten en afspraken.

Hoe verzamelt Intrados persoonsgegevens?

  • Wij verzamelen persoonsgegevens vanaf het moment dat gegevens worden achtergelaten op onze website(s) in relatie tot onze vacatures of contactmogelijkheden, via directe inschrijving of via reacties op extern geplaatste vacature-uitingen en/of als je je zelf op een andere wijze bij ons aanmeldt (om gebruik te maken van onze dienstverlening).
  • Wij verzamelen gegevens vanaf het moment dat digitaal of persoonlijk contact wordt gezocht met onze vestiging en/of recruitment professionals.
  • De persoonsgegevens worden ontvangen en verwerkt door onze professionals of automatisch verwerkt indien iemand zich zelfstandig aanmeldt voor een van onze vacatures.

Met betrekking tot kandidaten & interim professionals;

  • Wij verzamelen gegevens als een van onze professionals actief contact zoekt met externe kandidaten. Wij zullen dan altijd om toestemming vragen om jouw gegevens te mogen bewaren.

Waarom verzamelt Intrados deze persoonsgegevens?
Wij verzamelen en verwerken gegevens uitsluitend voor de uitvoering van recruitmentdiensten, waaronder arbeidsbemiddeling (werving en selectie, interim-opdrachten).

Kandidaten en interim professionals:

  • Voor bemiddelingsdoeleinden: ter beoordeling van de geschiktheid en beschikbaarheid in het kader van bemiddeling naar vast of tijdelijk werk of een opdracht.
  • Om je aanbiedingen te kunnen doen en/of informatie te kunnen verstrekken over onze dienstverlening en andere activiteiten die hiermee direct samenhangen.
  • Bij het tot stand komen en het onderhouden van een bemiddelingsrelatie.
  • Voor de uitvoering van een deugdelijke administratie en de nakoming van wet- en regelgeving, onder meer m.b.t. identificatie, arbeidswetgeving, fiscale en sociale zekerheidswetgeving, NEN ISO 4400-1 en SNA-richtlijnen.
  • Voor managementdoeleinden: t.b.v. interne managementinformatie, het uitvoeren van audits en controles, en voor kwaliteitsdoeleinden zoals t.b.v. het opstellen van recruitmentrapportages en sourcingrapportages voor klanten.

Zakelijke relaties:

  • Om aanbiedingen te kunnen doen en/of informatie te kunnen verstrekken over onze diensten en andere activiteiten die hiermee direct samenhangen.
  • Bij het tot stand komen en het onderhouden van een zakelijke relatie.
  • Om een opdracht te kunnen vastleggen in een overeenkomst met de opdrachtgever en de overeenkomst met de opdrachtgever te onderhouden en na te komen.
  • Voor de uitvoering van een deugdelijke administratie en vastlegging en opvolging van afspraken.

Voor bezoekers van onze website:

  • Wij verzamelen enkel de gegevens van bezoekers die zelf kenbaar hebben gemaakt dat te willen. Deze gegevens zijn bedoeld om een persoon aan te kunnen spreken met zijn voor- en achternaam en het e-mailadres is nodig om de gevraagde informatie te kunnen toesturen.

Met wie kunnen wij jouw persoonsgegevens delen?

  • Intrados deelt persoonsgegevens in alle gevallen waarin wij hiertoe wettelijk verplicht worden.
  • Intrados kan persoonsgegevens doorgeven aan onderaannemers die namens ons diensten verlenen of opdrachten uitvoeren voor de hier genoemde dienstverlening of diensten leveren ter ondersteuning van onze bedrijfsvoering.

Kandidaten en interim professionals:

  • Intrados kan persoonsgegevens doorgeven aan onze opdrachtgevers. Jouw persoonsgegevens kunnen in beperkte gevallen worden doorgegeven binnen de Europese Unie als onze opdrachtgever aldaar is gevestigd.

Hoe lang bewaren wij jouw gegevens eigenlijk?
Kandidaten en interim professionals:

  • Algemeen: als je toestemming hebt gegeven voor het bewaren van jouw gegevens dan werken wij standaard met een bewaartermijn van 12 maanden, gerekend vanaf de datum waarop je toestemming hebt verleend.
  • Bemiddelingsrelatie: in geval van een ‘bemiddelingsrelatie’ bewaren wij jouw gegevens 24 maanden vanaf het moment waarop het bemiddelingsproces met een opdrachtgever eindigt, dit onafhankelijk van het eindresultaat.
  • Start je een interim-opdracht of tijdelijke inzet, dan bewaren wij jouw gegevens 24 maanden na het einde van je opdracht. Voor de financiële data die hieraan verbonden zijn, geldt een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.

Zakelijke relaties:

  • Gegevens van medewerkers van prospect-klanten worden 12 maanden bewaard.
  • Gegevens van medewerkers van klanten: deze worden bewaard gedurende een periode van 5 jaar nadat de laatste opdracht is afgerond, dit om een zorgvuldige nazorg te kunnen leveren.

Bezoekers van onze website:

  • Als je toestemming hebt gegeven voor het bewaren van jouw gegevens voor het ontvangen van informatie, dan werken wij standaard met een bewaartermijn van 12 maanden.

Kun je persoonsgegevens inzien, aanvullen of verwijderen?

Je kunt altijd verzoeken om inzage in de gegevens die wij van je bewaren. Je kunt desgewenst gegevens wijzigen. Ook kun je ons vragen jouw gegevens te verwijderen. Als je dit wenst, kun je contact opnemen via het contactformulier op onze site.

Verzoek je ons jouw gegevens te verwijderen, dan sturen wij je hiervan uiteraard een bevestiging per e-mail onder vermelding van de datum van verwijdering. Wij verwijderen al jouw gegevens uiterlijk binnen 4 weken na ontvangst van je verzoek, tenzij verwerking nodig is voor het nakomen van een wettelijke plicht, onderbouwing van een rechtsvordering of een andere grond uit hoofde van de AVG.

Beveiliging
Intrados doet er alles aan om jouw persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. Wij doen dit aan de hand van fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Als gegevens worden verstrekt aan gegevensbewerkers die namens Intrados diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, is Intrados met hen overeengekomen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen.

Bovendien wordt verder gezorgd voor de beveiliging van je persoonsgegevens door het principe van need-to-know te hanteren bij de uitvoering van een dienst en alleen die personen toegang tot je persoonsgegevens te verstrekken die ook feitelijk aan de dienstverlening werken.

Privacy Officer
Wij doen ons uiterste best om ons beleid naar behoren uit te voeren. Indien je toch vindt dat deze privacyverklaring in de praktijk niet of onvoldoende wordt nageleefd, kun je een klacht indienen bij onze Privacy Officer middels het contactformulier op onze site.

Wijzigingen
Intrados behoudt zich het recht voor dit Privacy Statement aan te passen. Deze aanpassingen zullen op onze website bekend worden gemaakt. Indien je na de aanpassing gebruik blijft maken van de website zal het aangepaste Privacy Statement op dit gebruik van toepassing zijn.

Autoriteit Persoonsgegevens
Ook kun je je bij ontevredenheid over de afhandeling wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Intrados behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen aan de laatste ontwikkelingen in de wet- en regelgeving. Op onze website vind je de meest actuele versie van de privacyverklaring.

Intrados

Utrecht

25 mei 2018